Cosa sono i rimborsi spese per trasferta
Quando un lavoratore o un professionista si sposta dalla propria sede abituale per svolgere attività lavorativa altrove, sostiene spese (viaggio, vitto, alloggio) che possono essere rimborsate.
Il rimborso ha natura risarcitoria: serve a reintegrare il lavoratore delle spese sostenute. Non è un compenso aggiuntivo.
⚠️ Non confondere il rimborso spese (risarcitorio, potenzialmente esente) con l’indennità di trasferta (retributiva, soggetta a limiti di esenzione). Spesso vengono erogati insieme ma con regole diverse.
La normativa di riferimento varia per soggetto:
- Dipendenti e amministratori (assimilati): art. 51, comma 5, TUIR
- Lavoratori autonomi/professionisti: artt. 54 e 54-ter TUIR (riformati dal D.Lgs. 192/2024)
- Agenti di commercio: art. 54 TUIR + disciplina ENASARCO
Le tre modalità di rimborso
Per le trasferte fuori dal comune della sede di lavoro, il datore può scegliere tra tre sistemi.
A — Forfettario (“diaria”)
Importo fisso giornaliero, indipendente dalle spese effettive. Niente documentazione richiesta per vitto e alloggio.
- Esente IRPEF fino a 46,48 €/giorno (Italia) o 77,47 €/giorno (estero)
- L’eccedenza è tassata in capo al dipendente
- Deducibile al 100% per l’azienda (anche la parte tassata)
B — Analitico (a piè di lista)
Il dipendente documenta ogni spesa con scontrini, fatture, ricevute. Il datore rimborsa l’importo effettivo.
- Spese documentate di vitto, alloggio, viaggio: interamente esenti da IRPEF
- Si può aggiungere un’indennità extra esente fino a 15,49 €/giorno (Italia) o 25,82 €/giorno (estero)
C — Misto
Combina le due modalità: alcune spese rimborsate analiticamente, altre coperte da diaria forfettaria ridotta.
- Se rimborsato analiticamente vitto O alloggio: indennità esente fino a 30,99 €/giorno (Italia) o 51,65 €/giorno (estero)
- Se rimborsati analiticamente vitto E alloggio: indennità esente fino a 15,49 €/giorno (Italia) o 25,82 €/giorno (estero)
💡 Il sistema misto offre il miglior equilibrio fra flessibilità e ottimizzazione fiscale. Permette di documentare le spese maggiori e coprire le minori con una diaria.
Soglie di esenzione 2026 (riepilogo)
| Modalità | Italia (€/giorno) | Estero (€/giorno) |
|---|---|---|
| Forfettario puro | 46,48 | 77,47 |
| Misto (1 voce analitica) | 30,99 | 51,65 |
| Misto (2 voci analitiche) | 15,49 | 25,82 |
| Analitico puro | Esente | Esente |
L’eccedenza rispetto alle soglie è tassata in capo al dipendente (IRPEF + INPS), ma resta interamente deducibile per l’azienda ai fini IRES.
Trasferte nel comune: attenzione
Le indennità e i rimborsi per trasferte all’interno del comune della sede di lavoro sono interamente tassati come reddito di lavoro dipendente, con un’eccezione:
- Non concorrono al reddito i rimborsi di spese di viaggio e trasporto “comprovate e documentate”. È una novità del 2025: fino al 2024 la norma richiedeva documenti provenienti dal vettore, e il D.Lgs. 192/2024 ha eliminato quel requisito.
- Di conseguenza rientrano nell’esenzione anche le indennità chilometriche per l’uso del mezzo proprio calcolate sulle tabelle ACI, purché percorrenza, tipo di veicolo e costo chilometrico risultino dalla documentazione interna conservata dal datore. Prima del 2025, nel comune, erano imponibili.
- Vi rientrano anche pedaggi e parcheggi documentati, questi ultimi se il documento identifica in modo univoco veicolo e sosta.
- Per taxi e NCC, anche nel comune, l’esenzione richiede in più il pagamento tracciabile.
- I rimborsi vitto e alloggio concorrono sempre al reddito quando la trasferta è nel comune.
Il rimborso chilometrico e le tabelle ACI
Quando il dipendente, l’amministratore o il collaboratore usa il proprio veicolo per una trasferta di lavoro, il datore può riconoscere un rimborso chilometrico basato sulle tabelle ACI.
Le tabelle ACI 2026 sono pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale. Quantificano il costo medio di esercizio per km di ciascun veicolo (carburante, ammortamento, manutenzione, assicurazione, bollo).
Trattamento fiscale
- Per il dipendente: il rimborso secondo tabelle ACI non concorre al reddito se la trasferta è fuori dal comune. Dal 2025 l’esenzione vale anche per le trasferte nel territorio comunale.
- Per l’azienda: deducibilità limitata al costo chilometrico di veicoli con potenza non superiore a 17 CV fiscali (benzina) o 20 CV fiscali (gasolio) ai sensi dell’art. 95 TUIR.
Se il confronto da fare è fra rimborsare i chilometri e assegnare un’auto aziendale, i conti delle due strade sono in Auto aziendali e autocarri.
Procedura pratica
- Identifica il veicolo sul sito ACI (
costikm.aci.it) o nelle tabelle PDF/Excel pubblicate in Gazzetta Ufficiale. - Trova il costo chilometrico: nella terza colonna delle tabelle (es. 0,5437 €/km), calcolato su una percorrenza convenzionale di 15.000 km annui.
- Calcola: Rimborso = costo km × km percorsi.
Esempio: Fiat 500 1.2 (benzina) per trasferta 120 km a/r. Costo ACI 2026 = 0,3891 €/km. Rimborso = 0,3891 × 120 = 46,69 € (non tassato in busta paga, trasferta extracomunale).
Documentazione necessaria
- Autorizzazione preventiva all’uso del mezzo proprio (consigliata annuale)
- Nota spese con: data, destinazione, motivo, km percorsi, modello veicolo
- Riferimento alla tariffa ACI applicata
- Eventuali pedaggi e parcheggi documentati
Trasfertista o lavoratore in trasferta? Non è la stessa cosa
È la distinzione che fa saltare più buste paga, perché i due regimi hanno nomi simili e trattamenti opposti.
Il lavoratore in trasferta ha una sede di lavoro fissa e occasionalmente si sposta: è il caso di tutto quanto scritto sopra, con le soglie di esenzione.
Il trasfertista è chi, per come è costruito il rapporto, non ha una sede di lavoro fissa e svolge per contratto l’attività in luoghi sempre variabili. Ricorrono tre condizioni insieme: mancata indicazione della sede di lavoro nel contratto, svolgimento dell’attività in luoghi sempre diversi, corresponsione di un’indennità fissa a prescindere dall’effettiva trasferta.
Per il trasfertista le indennità concorrono al reddito al 50%, indipendentemente dalle soglie giornaliere. Non si applicano i 46,48 € né gli scaglioni del regime misto.
⚠️ Il rischio concreto è applicare l’esenzione piena a chi è un trasfertista: in caso di verifica si ricalcola l’imponibile su tutte le mensilità, con recupero di imposte e contributi e sanzioni. È una delle contestazioni più costose in edilizia, installazione e trasporti.
Gli amministratori: la sede fa la differenza
Per l’amministratore vale l’art. 51 c. 5 TUIR come per il dipendente, ma il punto di riferimento per stabilire se la trasferta è “fuori comune” non è la sua residenza: è la sede della società indicata nell’atto di nomina o nello statuto.
Un amministratore residente a Padova che lavora nella sede di Vicenza non è in trasferta quando va in ufficio, per quanto lunghi siano i chilometri. Trattare quel percorso come trasferta rimborsabile in esenzione è un errore frequente e facilmente rilevabile.
Rimborsi o anticipazioni? Due cose diverse
- Il rimborso spese reintegra una spesa sostenuta dal lavoratore in nome proprio: segue le regole viste sopra.
- L’anticipazione è denaro consegnato prima della trasferta, che va rendicontato al rientro: se la nota spese non copre l’intero anticipo, la differenza va restituita, altrimenti diventa reddito imponibile.
Il secondo caso è quello che genera più code amministrative: anticipi erogati e mai rendicontati, che a fine anno restano lì e vanno trattati come retribuzione.
La documentazione minima che regge a una verifica
Non è burocrazia difensiva: senza questi elementi la deducibilità e l’esenzione sono contestabili anche quando la trasferta è avvenuta davvero.
- Autorizzazione o ordine di servizio, anche in forma di policy aziendale con autorizzazione permanente per determinati ruoli
- Nota spese firmata con data, destinazione, motivo del viaggio, chilometri, modello e targa del veicolo
- Giustificativi in originale, riconciliati con la nota
- Riferimento alla tariffa ACI applicata e all’anno delle tabelle
- Tracciabilità del pagamento dove richiesta
💡 Il criterio pratico: un terzo che legge la nota spese a distanza di due anni deve poter ricostruire chi è andato dove, perché, e con quale mezzo. Se non ci riesce, la documentazione non è sufficiente.
Professionisti con partita IVA
La riforma del D.Lgs. 192/2024 ha riordinato il regime dei rimborsi per i lavoratori autonomi (artt. 54 e 54-ter TUIR).
Forfettari: rimborsi in fattura e impatto sulla soglia
Per i professionisti in regime forfettario, i rimborsi spese fatturati al cliente concorrono ai ricavi e contano per la soglia degli 85.000 € — la stessa soglia trattata nella guida sul regime forfettario. Una trasferta da 500 € addebitata in fattura riduce di 500 € il margine disponibile prima del superamento della soglia.
💡 Strategia per i forfettari: per spese che possono essere intestate direttamente al cliente (es. biglietto treno, fattura albergo), valuta se gestirle come “spese in nome e per conto del cliente” (art. 15 DPR 633/72), che non concorrono ai ricavi se rispettano i requisiti formali.
L’obbligo di tracciabilità
Dal 2025 alcune spese di trasferta devono essere pagate con strumenti tracciabili — bonifici, carte di credito o debito, app di pagamento — per restare deducibili in capo all’azienda e non imponibili in capo al lavoratore. Se pagate in contanti, si perde il beneficio anche restando entro le soglie di esenzione.
L’obbligo riguarda le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC, secondo la L. 21/1992). L’elenco è tassativo, e questo delimita anche ciò che resta fuori: biglietti di treno, aereo, autobus di linea e navi non vi rientrano, e non vi rientrano nemmeno le indennità chilometriche, che restano esenti a prescindere da come sono state pagate.
💡 Le spese sostenute all’estero sono fuori dall’obbligo. Il D.L. 84/2025 ha limitato la tracciabilità alle spese sostenute nel territorio dello Stato, proprio perché in molti Paesi gli strumenti tracciabili sono poco diffusi. L’esclusione vale fin dall’origine dell’obbligo, senza periodi scoperti.
L’obbligo non è una misura a termine: è una modifica strutturale del TUIR, senza scadenza.
Errori comuni
- Rimborso forfettario senza coprirsi documentalmente: anche se non serve documentare le singole spese, deve esistere un ordine di servizio o una nota viaggio firmata dal dipendente.
- Confondere trasferta nel comune e fuori comune: il regime fiscale cambia radicalmente.
- Pagamenti in contanti: dal 2025 perdita della deducibilità sulle spese soggette all’obbligo di tracciabilità.
- Tabelle ACI sbagliate: usare quelle dell’anno precedente o di un veicolo simile ma diverso.
- Per i professionisti forfettari: dimenticare che i rimborsi in fattura si sommano al fatturato e contano per la soglia 85.000 €.
Come Quadra ti aiuta
In studio:
- Strutturiamo la policy aziendale per le trasferte (forfettario, analitico, misto, chilometrico)
- Calcoliamo le soglie di esenzione correttamente per ogni dipendente o amministratore
- Implementiamo la tracciabilità dei pagamenti, scegliendo gli strumenti giusti
- Aggiorniamo il regime alle ultime modifiche normative (riforma D.Lgs. 192/2024, Legge di Bilancio)
Una policy ben fatta vale migliaia di euro l’anno in deducibilità preservata e zero rischi di contestazione.